Gästinlägg av Mats Johansson
Maj 2024
I våras på Arkeions konferens i Helsingborg talade en trevlig och sympatisk records manager från Tilburg i Nederländerna under rubriken Best to practice Archiving by Design (AdB).
Underrubriken löd ”En föreläsning om ett framgångsrikt tillvägagångssätt för Arkivering by design, genom att implementera principer med interaktivitet för att maximera användarengagemang och projektets effektivitet”.
Jag tycker att det är svårt att förstå den meningen och undrar så smått vad den egentligen betyder.
Jag minns hur jag på förhand var spänd på föredraget eftersom jag sett fram emot att få ta del av de positiva resultat jag har hört sägas att metoden fört med sig. Och framförallt – jag ville ha referenser till de positiva resultaten för att själv kunna granska dem.
Det var absolut ett intressant föredrag. Men såvitt jag förstod handlade det om erfarenheter av ersättningsskanning – och inte om AdB.
Efter föredraget ställde jag den smått försynta frågan hur ersättningsskanningen var kopplad till AdB. Svaret var att AdB är en metod som innebär att arkivverksamheten lär av sina erfarenheter och ”designar” en bättre metod utifrån omvärldsbevakning och egna tidigare erfarenheter. Alltså en form av PDSA-cykel. Vi lär av det vi gjort.
Det är ju bra! Men är det AdB?
Jag känner en uppriktig oro över att Arkivering by design i själva verket är ännu ett projekt i den arkiviska bekvämlighetszonen som inte kommer att leda till någonting konkret utan istället rent av hindra oss från att börja jobba med de praktiska utmaningarna på området e-arkiv som Statskontoret redan 2003 kallade akuta. Ännu en arkivisk snuttefilt att hålla oss i när ångesten försöker få oss i sitt grepp. Inom något år eller så kommer även detta projekt hamna på arkivsektorns projektkyrkogård och ersättas av ett nytt projekt som ska lösa problemen – sannolikt bemannat av samma personer.
Några dagar efter konferensen sätter jag mig ner en tidig morgon och försöker förstå Arkivering by Design. Skingra dimman.
Det går inte bra. Informationen på Riksarkivet hemsida får dimman att tätna.
Jag läser att Riksarkivet varit involverade i arbetet med arkivering by design sedan 2020 och att Riksarkivet tillsammans med SKR jobbat sedan december 2022 i ett ”gemensamt utforskande av materialet”.
Som vanligt när Riksarkivet är involverade tar det alltså tid. Lång tid!
Jag har hört projektets svenska företrädare från SKR och Riksarkivet i flera presentationer, också det utan att dimman lättat.
På Riksarkivets hemsida läser jag att Arkivering by design är ett analysverktyg som ”rör sig på ett konceptuellt plan i kombination med en utarbetad metodologi”. Arkivering by Design, fortsätter jag läsningen, ”är både en konceptuell plattform och en metodik”.
Dimman tätnar ytterligare!
På SKR:s hemsida hittar jag en svensk översättning och bearbetning av ”Guideline for using the archiving by design scan”. Dokumentet har ursprungligen utarbetats av European Archives Group (EAG) och ”tillhandahåller en definition av Arkivering by Design som en gemensam plattform för europeisk informationsförvaltning”. Här läser jag att Arkivering by Design (AbD) består av tre delar.
Det handlar (1) om grundprinciperna Tillgänglighet och Hållbarhet, med tillhörande förklaringar som finns i ett introduktionsblad. Vidare handlar det (2) om 10 kravställningar, de så kallade AbD-kraven, grupperade i fyra områden, som ska användas vid upphandling och utveckling av verksamhetssystem. Slutligen handlar det (3) om en metodik som kallas AbD-undersökning och som syftar till att undersöka kraven i (2) och säkerställa att de beaktas när ett verksamhetssystem införs eller anpassas.
Det är ju hyfsat konkret. Dimman lättar något. Det handlar alltså om att ställa krav i samband med upphandling eller utveckling av verksamhetssystem. Ja, på sid. 5 finns en definition:
Att ”… under utformning eller anpassning av ett informationssystem vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att informationen som ska hanteras i systemet blir och förblir hållbar och tillgänglig”
Men det har vi ju vetat sedan 1976, när den första Dataarkiveringskommittén presenterade sitt slutbetänkande. Det har varit föreskrivet sedan 1991 att myndigheten ska dokumentera uttagsmöjligheterna i ABD-system. Sedan 2009 har det varit föreskrivet i 3 kap § 5 RA-FS 2009:1 att myndigheter innan de tar ett verksamhetssystem i drift ska testa och utvärdera systemet enligt övriga krav i föreskriften.
I kap 1 § 9 RA-FS 2009:1 finns det oerhört framsynta kravet att myndigheter som upphandlar program ska ”överenskomma med leverantören om tillgång till program och dokumentation i den utsträckning som behövs för tillämpningen av denna författning”. Bland övriga krav finns skrivningar om att myndigheten redan vid planeringen av system ska ta hänsyn till bevarande och gallring, hur överföring till bevarande ska kunna ske med mera.
Min slutsats är alltså att Arkivering by Design inte tillför något som vi inte redan vet. Det skulle kanske gå att kalla projektet oförarglig omvärldsbevakning. Men det känns provocerande att vi ska lägga så mycket tid på att återskapa det vi redan vet.
Det känns provocerande också att den problembeskrivning som görs av EAG och som citeras i den svenska översättningen totalt saknar referenser.
EAG påstår bland annat att ”Traditionella tillvägagångssätt för informations- och arkivhantering (inte längre är) effektiva i den offentliga sektorn” och att ”Det skapas för mycket information för att kunna hanteras med traditionella metoder.”
Vilka de traditionella metoderna är framgår inte. Varför de inte funkar framgår inte. Vad påståendet bygger på framgår inte.
Och det blir ännu tyngre i de svepande problembeskrivningarna. Rent av blir det riktigt tungt när det påstås att Informationsförvaltningen förnärvarande
”misslyckas… med uppdraget att säkerställa de värden och nyttor för allmänheten som den offentliga informations- och arkivhanteringen vill stå för”.
Det här måste rimligen i vårt svenska sammanhang läsas närmast som att vi inte förmår att upprätthålla offentlighetsprincipen. Det är ett oerhört tungt påstående och det är synnerligen anmärkningsvärt att det framförs utan någon som helst referens.
De problemen som Arkivering by Design ska lösa fortsätter att anges utan referenser och gissa om de är allvarliga!
– ”Brister i såväl informationens pålitlighet som fullständighet när den används i samband med beslutsfattande, vilket försämrar kvaliteten i den offentliga verksamheten.”
– ”Brist på öppenhet som en effekt av att informationen är svår att hitta, vilket försämrar förtroendet för offentliga institutioner”
– ”Potentialen för ekonomisk nytta med öppen data och återanvändning av information om offentlig sektor, uppnås inte på grund av bristande tillgänglighet och på grund av att kvaliteten äventyras genom bristande autenticitet (autentiska källor används inte) och bristande dokumentation (ofullständig metadata och systemdokumentation), vilket leder till att innovationer och ekonomisk tillväxt stagnerar.”
Det här är ju verkligt anmärkningsvärda missförhållanden: Beslut fattas på grundval av opålitlig och ofullständig information. Förtroendet försämras på grund av bristen på öppenhet.
Jag hade så klart velat se konkreta exempel. Men de lyser med sin frånvaro. Och lösningen på alla de här problemen är så klart Arkivering by Design.
Att lista allvarliga problem utan att ange referenser och sen hävda att en viss metod är lösningen på alla de listade problemen är en argumentationsteknik som borde få tusen varningsklockor att ringa. Men trots arkivariekårens tunga akademiska meriter är det i det närmaste ingen som vågar ifrågasätta.
Så stor är alltså tystnadskulturen i arkivsektorn.
Det är tyst om de tio kraven trots att några av dem framstår som att med konferensbuller & bång slå in öppna dörrar. Till exempel kravet att informationen ska gallras ”varken tidigare eller senare än som angivits i bevarandeplanen”. Näää?! Verkligen?!
Även om jag hört det muttras orealistiskt är det strängt taget tyst även om den oerhört resurskrävande metod som ska användas för att säkerställa att de tio kraven efterlevs. Det ska tillsättas AbD-team med givna roller och minst fyra deltagare eftersom ”Dynamiken i teamet är viktig”, det ska drivas projekt med sikte på att dokumentera och säkerställa arkivkraven.
En styrgrupp från arkivmyndigheten ska sitta i flera startmöten med representanter för organisationen som ska arkivera informationen i systemet. Startmötena ska resultera i en överenskommelse om att genomföra ”projektet”. Intervjuer och/eller workshops ska genomföras med primära och sekundära systemanvändare (bland andra allmänheten!) för att ringa in deras behov. En övergripande planering av teamets aktiviteter ska göras. Dokumentation ska samlas in, checklistor skapas, workshops hållas, intervjuer genomföras och behov synliggöras.
”Det här är verkligen inte vad vi behöver”, säger min bordsgranne på avslutningslunchen på konferensen i Helsingborg.
Hen har rätt så klart.
Oktober 2024, tåg från Norberg till Lund
Jag sitter i restaurangvagnen på tåget ner mot Lund tillsammans med min medarbetare David. Vi är på väg tillbaka från ett besök i SkånEarkivs nya samverkanskommun Norberg.
Vi tar en öl och något att äta och tittar på upptagningen från Arkeions höstkonferens i Stockholm. Det är punkten Är arkivering by design ett luftslott?, som tilldrar sig vårt intresse.
Andreas Segerberg från Göteborgs universitet går metodiskt igenom vad Arkivering by Design består av och konstaterar att påståendet att metoden ”are based on solid research and best practices from different member states” inte har någon verklighetsbakgrund. Segerberg har hittat exakt noll artiklar i de vetenskapliga databaser han sökt igenom. Jag är inte förvånad. Exakt noll!
Sergerbergs anförande ska följas av en debatt, men den är ett antiklimax. Det blir inget riktigt meningsutbyte, faktum är att det knappt ens blir ett samtal eftersom Segerberg knappt får en syl i vädret.
Jag och David pratar vidare där på tåget, bland annat om vårt eget arbete att göra oss relevanta genom att sitta med och ställa arkivkrav i samband med upphandlingar. Vår kravlista är dock kort och den kräver ingen särskild metod och inga särskilda resurser för att implementeras. Den blir en del av upphandlingsprocessen som sådan.
”Om vi kom med den där modellen skulle vi inte bli inbjudna igen”, säger David.
Det är ett krasst konstaterande, men det är sant.
På det sättet är Arkivering by Design rent av en farlig modell, konstaterar vi. Som genom sin totala brist på förankring i verkliga förhållanden snarare riskerar att motverka sitt syfte. Vem kontaktar arkivfunktionen om den vill skapa stora resurskrävande arbetsgrupper som ingen nytta skapar?
Tystnaden kring Arkivering by Design, för trots Segerbergs goda insats är det en tystnad, är påtaglig.
En yrkeskår full av akademiskt meriterade personer – tungt akademiskt meriterade! – låter påståenden baserade på noll referenser benämnas ”based on solid research”.
Det borde inte vara möjligt.
Gästbloggare
Mats Johansson är enhetschef vid stadsarkivet i Lund och
författare till boken “Att upphandla och driva e-arkiv. Marknad, omvärld
och behov” (2023).
(Detta är ett gästinlägg. Bloggen anger automatiskt annat namn som ‘Författare’ men det är vår redaktör som gjort redigeringsarbetet att lägga in texten)
