Lagstiftning

Den offentliga sektorn
För verksamhetsinformation som skapas inom den offentliga sektorn finns ett omfattande regelverk som garanterar allmänhetens och intressenters möjligheter att spåra upp och ta del av handlingar, sörja för att handlingarna även i framtiden kan användas för forskning och som garanti för bestående rättigheter samt skapa och upprätthålla ordningar som garanterar att personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess inte sprids till obehöriga. Det rättsliga ramverk som stödjer detta finns främst i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, Förvaltningslagen, den nya Dataskyddsförordningen (GDPR), Arkivlagen och Arkivförordningen.

Sättet att hantera verksamhetsinformation påverkas dessutom av bestämmelser om registrering och dokumentation i olika registerlagar, t ex socialtjänstlagen och patientdatalagen. För statliga myndigheter gäller dessutom Riksarkivets olika föreskrifter.

Tryckfrihetsförordning (1949:105)
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
F örvaltningslag (2017:900)
Kommunallag (2017:725)
Arkivlag (1990:782)
Arkivförordning (1991:446)
Riksarkivets föreskrifter (RA-FS)
Dataskyddsförordningen (GDPR)
Speciallagstiftning med krav på dokumentation

Den privata sektorn
Företag och andra privata juridiska personer är inte bundna av det offentligrättsliga regelverket. Där gäller dock GDPR och  bokföringslagen. Det förekommer även ett stort antal speciallagar och branschföreskrifter som ställer krav tillgång till och hantering av information och som varje varje verksamhet har att förhålla sig till. 

Samhällets informationsförsörjning
Att verksamhetsinformation skapas och hanteras som verksamhetsstöd i produktionen av varor och tjänster är en viktig utgångspunkt oavsett om det handlar om offentlig eller privat produktion. Den lagrade informationen representerar å andra sidan ett värde även för många andra – medarbetare, parter, allmänhet, forskare. I det digitaliserade samhället växer detta “sekundära” värde eftersom informationen lättare kan spridas och uppgå i nya sammanställningar . Detta är bakgrunden till det direktiv om öppna data (f d PSI-direktivet) som utfärdades av EU – Europaparlamentets och Rådets direktiv (EU) 2019/1024 av den 20 juni 2019 om öppna data och vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn.
Om det är dokumentstrategens uppgift att bidra till verksamhetsinformation som  skapar värden för producenten så är det arkivarien uppgift att bygga och driva informationsförvaltande processer som garanterar att samma information kan användas även av andra.