Relaterade standarder och tekniska rapporter: Processer för verksamhetsinformation
Dessa standarder vänder sig främst till dem som har operativt ansvar för informationsförvaltningen.
Det är vår ambition att efterhand bygga ut denna sida med ajourhållen formation om standarder som hanteras av SiS/TK 546 och pågående standardiseringsarbete.
Grunder för hantering
SS-ISO 15489-1: Dokumentation – Hantering av verksamhetsinformation – Del 1: Grunder och principer Länk
ISO 15489 är en fördjupning av ISO 30301 som främst riktas till de operativt ansvariga, med verksamhetsinformationen i fokus.
Den publicerades år 2001 men hade en lång förhistoria i Australien.
I denna standard återfinns alla avgörande principer för den moderna, huvudsakligen elektroniska informationsförvaltningen beskrivna och konkretiserade.
Den senaste versionen från 2016 kännetecknas av en starkare sammanknytning av organisationens verksamhetsprocesser och de informationsförvaltande processer som krävs för att verksamhetsinformationen ska erhålla det evidensvärde som krävs. Centralt i sammanhanget är att värderingen av verksamhetsinformationen baseras på en analys av den arbetsprocess där informationen upprättas, fångas in och hanteras.
Standarden definierar de begrepp och principer som rör skapande, registrering och hantering av verksamhetsinformation.
Om verksamhetsinformation
Information som skapas, tas emot och bevaras som belägg och som tillgångar, av en organisation eller en person, för att fullgöra rättsliga skyldigheter eller vid verksamhetstransaktioner.
– upprättande, infångande och hantering av verksamhetsinformation är
en del av organisationens verksamhetsprocesser
– verksamhetsinformationens värde som evidens och informationskälla mäts utifrån
egenskaperna autenticitet, tillförlitlighet, integritet, användbarhet.
Om informationsförvaltning
Område med ansvar för en effektiv och systematisk styrning av att skapa, ta emot, bevara, använda och gallra verksamhetsinformation, inklusive processer för att registrera och bevara belägg för och information om transaktioner och åtgärder inom en verksamhet i form av verksamhetsinformation.
Om metadata för verksamhetsinformation
Verksamhetsinformationens värde som evidens säkras med hjälp av metadata som beskriver verksamhetskontext (process), plats i verksamhetsinformationens struktur, relation till rättsliga och sociala kontexter samt relation till enheter som skapar och hanterar verksamhetsinformationen
Om system för verksamhetsinformation
– system som hanterar verksamhetsinformationen ska möjliggöra en hantering som bevarar dess egenskaper
– tillförlitligt, säkert, överensstämmande med interna och externa krav, heltäckande, systematiskt
Om informationsvärdering (appraisal)
– avser värdet för den egna organisationen, dess omvärld och
eftervärld.
– avser både informationsvärde och säkerhetsaspekter.
– görs på processnivå, i förväg
– baseras på kunskap om vad som uträttas i processen och varför det
uträttas
Om processbaserad klassificering
– klassificering av verksamhetens processer och hantering av
schema som visar processernas plats i en verksamhetskontext.
SS-ISO 23081-1: Information och dokumentation – Metadata för verksamhetsinformation del 1: Principer Länk
ISO 23081-1 covers the principles that underpin and govern records management metadata. These principles are applicable to:
– records and their metadata;
– all processes that affect them;
– any system in which they reside;
– any organization that is responsible for their management.
SS-ISO 23081-2: Information och dokumentation – Metadata för verksamhetsinformation del 2: Frågeställningar kring begrepp och införande. Länk
“ISO 23081-serien beskriver metadata för verksamhetsinformation. Denna del av ISO 23081 fokuserar på ramverket för definition av metadataelement för hantering av verksamhetsinformation och anger ett generiskt uttryck för metadataelement, antingen dessa är fysiska, analoga eller digitala, i överensstämmelse med principerna i ISO 23081-1.
Den ger en utökad logisk grund för metadata för hantering av verksamhetsinformation inom organisationer, konceptuella modeller för metadata samt elementuppsättning av generiska metadatatyper på hög nivå, lämpliga för alla miljöer som exempelvis innefattar aktuella dokument eller hantering av implementeringar av verksamhets- eller arkivsystem. Den definierar generiska metadatatyper för både entiteter av verksamhetsinformation och andra entiteter som behöver hanteras för att dokumentera och förstå verksamhetsinformationens kontext. Denna del av ISO 23081 identifierar också, för nyckelentiteter, ett minsta antal fasta aggregeringsnivåer som krävs för interoperabilitet. De modeller och generiska metadatatyper som beskrivs i denna del av ISO 23081 är främst fokuserade på entiteten “verksamhetsinformation”. Den är dock även relevant för andra entiteter.”
Se SIS TK 546
SS-ISO 23081 – 3: Information och dokumentation – Dokumenthantering (Records management) – Metadata för verksamhetsinformation del 3: Metod för egenbedömning Länk
SS-ISO 23081 – 3: Information och dokumentation – Dokumenthantering (Records management) – Metadata för verksamhetsinformation del 3: Metod för egenbedömning.
“This Technical Report provides guidance on conducting a self-assessment on records metadata in relation to the creation, capture and control of records.
The self-assessment helps to:
a) identify the current state of metadata capture and management in or across organizations;
b) identify priorities of what to work on and when;
c) identify key requirements from ISO 23081-1:2006 and ISO 23081-2:2009;
d) evaluate progress in the development of a metadata framework for the implementation of specific systems and projects;
e) evaluate system and project readiness (move to the next phase in a system or project) when including records metadata functionality in a system. A records metadata readiness evaluation is provided for key steps from project inception through to the implementation/maintenance phase.”
Se SIS TK 546
