Termer och begrepp

Grupp och term Förklaring
Uppdrag och verksamhet – verksamhetsanalys
Uppdrag Formulerade syften och mål samt mer konkreta uppdrag som beskrivs i instruktioner och andra styrdokument. Ekonomistyrningsverket: ESV:s ordbok 2011.
Kärnuppdrag Det/de uppdrag som organisationen primärt är till för att lösa. Vanligtvis kopplat till lag, instruktion, reglemente, syfte, mål eller affärsidé. Se även: kärnverksamhet och kärnprocess. Särskilt i privat verksamhet förekommer uppdelning mellan “verksamhet” och “kärnverksamhet”. Båda är kundverksamhet men det senare representerar verksamhet där organisationens har sin främsta kompetens, sin “kärna”. I RA-FS 2008:4 görs gen sådan distinktion. RA-FS 2008:4
Verksamhet Beskrivning av det som görs eller det uppdraget avser med nära koppling till Uppdrag och Funktion. Ordet “verksamhet” används ofta i motsatsställning till “organisation”.
Verksamhetstyp Ledning, Verksamhetsstöd, Kärnverksamhet Egen def.  samt RA-FS 2008:4.
Ledning Innefattar ledning, styrning och organisering. Se även Ledningsprocess. Egen def.
 – Ledning/underordnat Ledningsaktiviteter där ledare är närvarande, t ex planering, beslut, uppföljning. Egen def.
 – Styrning En mer formaliserad ledning som stödjer sig på styrdokument. Se även styrningsprocess. Egen def.
 – Organisering Sammansättning och strukturering av de administrativa resurser och styrinstrument som krävs för produktion av varor eller tjänster. Exempel på administrativa resurser är personal, ekonomi, fastigheter, lokaler, inventarier och IT. Exempel på styrinstrument är  processkartor och instruktioner som visar hur arbetet ska utföras. Egen def.
Verksamhetsstöd Personal och andra administrativa resurser.
Kärnverksamhet Verksamhet som realiserar kärnuppdrag.
Verksamhetsområde Den översta nivån i klassificeringsstrukturen för respektive verksamhetstyp. Kan således tillhöra någon av verksamhetstyperna ledning, verksamhetsstöd eller kärnverksamhet. Riksarkivet använder begreppet endast i förbindelse med kärnverksamhet. RA-FS 2008:4
Processgrupp 1. Underindelning av verksamhetsområde som framgår av styrdokument eller uppdrag. 2. Gruppering av processer som logiskt hör ihop genom sitt verksamhetsinnehåll och som identifieras i processkartläggningen. Alternativa benämningar: verksamhet, verksamhetsgren. RA-FS 2008:4, ISO TR 26122
Kärnverksamhet Verksamhet som är specifik och absolut nödvändig för en organisations värdekedja.

Rikstermbanken.
Process
Process Avgränsad följd av aktiviteter som förekommer upprepat i verksamheten och syftar till att uppfylla ett bestämt mål. Källa: MSB, Rikstermbanken Anm: Kan p. g. a. sin komplexitet vara indelad i delprocesser. Kan innefatta underprocesser. Kan avse ledande/styrande verksamhet, stödverksamhet eller kärnverksamhet.
Processtruktur Sammanställning som visar samtliga processer hos organisationen eller någon av dess verksamhetsgrenar. En komplett processöversikt bör ha stora likheter med ett klassificeringsschema.
Processbeskrivning (subst.) Beskrivning i text och/eller grafik av en process med ingående aktiviteter. Av beskrivningen ska klart framgå vad processen skall ta emot, vad den skall åstadkomma, hur det ska ske samt vilka de förväntade resultaten skall vara. SIQ
Processkarta Grafisk framställning av en process. Egen def.
Ledningsprocess Process som kräver närvaro av ledare. Exempel: planering, beslut, uppföljning, projektutveckling. Ledning består av att ledningsprocesser utövas. Ledning kan vara övergripande – d.v.s. avse hela organisationen – eller avse ett visst verksamhetsområde, en viss processgrupp eller en viss process. Egen def.
Styrningsprocess Process(er) som vanligtvis upprätthålls med styrdokument eller strukturer. Styrning består av att styrningsprocesser utövas. I styrningsprocessen ingår at upprätta och följa upp styrande dokument. Styrning kan vara övergripande, dvs avse hela organisationen – eller avse ett visst verksamhetsområde, en viss processgrupp eller en viss process. Egen def.
Stödprocess Process för hantering av personal, ekonomisk redovisning, lokalförsörjning, transporter m m som en organisation behöver för att kunna driva en verksamhet i enlighet med mål och uppdrag. Stödprocesserna avser det administrativa stödet. Det icke-administrativa stöd som sammanhänger med viss kärnverksamhet definieras som underprocess (se: Underprocess). Gängse def.
Kärnprocess Process som drivs för att realisera organisationens kärnuppdrag. Rikstermbanken
Huvudprocess Den process som i huvudsak realiserar uppdraget. Huvudprocesser finns i både ledningsverksamhet, verksamhetsstöd och kärnverksamhet. Huvudprocessen existerar ofta tillsammans med andra processer för att fullgöra ett  och samma uppdrag. Egen def.
Delprocess Stora processer kan uppdelas i delmoment med relativ självständighet. Varje delprocess innehåller en eller flera aktiviteter och avkastar även ett resultat, men endast processen som helhet levererar produkter i enlighet med syftet.
Gängse def., Rikstermbanken
Underprocess Process som levererar till annan process och som krävs för att den andra processen ska kunna fullföljas. Exempel är reservdelslagerhantering i tekniska verksamheter, ambulanstransporter i sjukvårdande verksamhet. Gängse def.
Generisk process Process med aktiviteter som finns eller kan återanvändas även i andra processer. Egen def.
Aktivitet En avgränsad insats som utgör ett led i en process. Kan bestå av en eller flera transaktioner som dokumenteras av en eller flera handlingstyper. RA-FS 2008:4 samt egen def.
Transaktion/händelse Beståndsdel i en aktivitet, bestående av utbyte mellan personer och/eller system. SIS-ISO/TR 26122
Workflow Arbetsflöde. Ofta i förbindelse med ärendeprocess. Innefattar alltid mänskliga aktiviteter. Wikipedia
GAP-analys Kartläggning och beskrivning av vad som saknas. Kan t ex företas i inledningen av en processkartläggning när man vill veta vilka processer som redan är tillfredsställande beskrivna.
Funktion och organisation
Funktion Mål eller uppdrag och förmåga att genomföra uppdraget. . Funktionsbeskrivningen beskriver varför verksamheten bedrivs (uppdrag, mål, syfte) och hur den bedrivs (instruktioner, manualer, mallar, processkartor). Processen är funktionen i arbete, den handlar om vad som uträttas. Funktion är inte en organisatorisk kategori. Organisationen uppstår när funktionen utrustas med resurser i form av personal och annat verksamhetsstöd. ISO TR 26122 och ICA:s standard för funktionsbeskrivning (ISDF maj 2007) Definitionen delvis egenutvecklad.  
Organisation Det fixerade resultatet av en organiseringsprocess – se ovan Organisering.
Administration Sammansättning av administrativa resurser.
Förvaltning Annan benämning på den organsation som utför uppdraget.
Informationsförvaltning
Accedering I museer och arkiv: registrering av nyförvärv SAOL
Allmän handling Handling som förvaras hos myndighet efter att ha inkommit till eller upprättats av myndigheten. 2 kap 3 § Tryckfrihetsförordningen (1949:105)
Arbetshandling Handling som inte är färdig alt. Ej klar för offentliggörande eller kommunikation.
Arkivhandling Handling som avförs från den aktiva processen därför att organisationen ej längre behöver den som evidens för beslut eller transaktioner i sitt aktiva system. Jfr kvarhållande. Egen def.
Dokument Noterad information eller objekt som kan hanteras som en enhet. ISO 3030 § 8.3 Anm Används ofta som beteckning resultat av dokumentationsaktivitet som innebär att information fästs på ett analogt eller digitalt medium och där resultatets rättliga värde inte behöver framhållas. Används inte för enstaka uppgifter. Används i denna skrift ofta synonymt med “handling”, “allmän handling” eller “verksamhetsinformation”.
Dokumentation 1. Nedtecknande, inspelning, upptagning 2. Resultatet av samma aktivitet.
Dokumenthantering 1. Identisk med informationsförvaltning 2. Mer avgränsade åtgärder för daglig hantering av dokument.
E-arkiv System som lagrar digitala handlingar Ett tekniskt system som är anpassat för förvaring, vård och tillhandahållande av digitala handlingar.
Evidens 1. Vetenskapliga belägg. 2. Fakta, tecken eller föremål som kan användas som stöd för en åsikt eller en aktivitet – t ex evidensbaserat vård. 1.  Wikipedia – 2. Oxford Advanced Learner’s Dictionary.  Se även Socialstyrelsen hemsida.
Förvaringsenhet Mängd av handlingar som avgränsas av sitt förvar, som kan vara både logiskt och fysiskt. Exempel på förvaringsenhet är akt, arkivbox, hårddisk, fil, system. RA-FS 2008:4
Handling Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Kan offentligrättsligt även avse enstaka uppgift/er. Används när dokumentationens rättsliga sida behandlas. 2 kap 3 § Tryckfrihetsförordningen (1949:105)
Handlingsslag Handlingar som blir till inom en process. Handlingsslaget innefattar en eller flera handlingstyper. RA-FS 2008:4
Handlingstyp Handling som blir till genom att en aktivitet genomförs i en process. Handlingstyp är underordnad handlingslag i informationsredovisningsstrukturen. I en aktivitet hanteras ofta flera handlingstyper. RA-FS 2008:4 + egen def.
Informationsförsörjning Åtgärder för att tillhandahålla eller föra fram önskad information till en brukare. Egen def. och Rikstermbanken.
Informationsförvaltning Verksamhetsområde med ansvar för en effektiv och systematisk kontroll av att verksamhetsinformation skapas, tas emot, kvarhålls, används och vid behov avhänds, vari ingår processer för att urskilja, hantera och förvalta bevis för och information om verksamhetsaktiviteter och transaktioner i form av verksamhetsinformation.”  ISO 30300-2011 § 3.4.3.
Informationsförvaltnings- funktioner Ledning (ledning, styrning, organisering),  Dokumentation, Registratur, Systemförvaltning & dokumenthantering, Arkivöverföring Arkivförvaltning. Egen def.
Informationsmängd Mängd information som är avgränsad för ett visst ändamål. Den information som en process skapar, nyttjar eller bearbetar. Vägledning för processorienterad informationskartläggning. MSB och Riksarkivet. 2012.
Kvarhållande Förfarande för att behålla verksamhetsinformation inom ett system eller organisation under angiven tid. ISO 30300-2011 § 3.3.5
Kontext Organisatoriskt, verksamhetsmässigt eller operativt sammanhang. SAA Glossary.
Potentiell handling Handling hos myndighet som inte existerar i förväg men som myndigheten kan åstadkomma med rutinbetonade åtgärder.
JO 2000/01 s. 567 och JO 2006/07 s. 478
Proveniens Koppling till den (juridiska) person som upprättat eller infångat handlingen och process hos denna. SAA Glossary och egen def.
System för bevarande System speciellt framtaget för att lagra information på ett säkert sätt under en längre tidsperiod. Med system avses inte bara ett system i teknisk mening utan även rutiner och funktioner som bevarar informationen. Förstudie om e-arkiv och e-diarium (RA 2011-03-31) http://www.riksarkivet.se/Sve/Dokumentarkiv/Filer/Forstudie_e-arkiv_e-diarium_Rapport.pdf  –  Se även SS-ISO 14721.
Verksamhetsinformation Information som skapas, tas emot och underhålls som bevis och/eller som en tillgång av en organisation eller person för att uppfylla legala förpliktelser eller för att utföra transaktioner i verksamheten, oavsett typ av medium och format. ISO 30300-1 2011
Informationsredovisning
Arkivredovisning Redovisningen ska bestå av arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur med processbeskrivningar samt arkivförteckning.
Arkivbeskrivning Beskrivning m ed uppgifter om myndigheten, verksamheten, arkivet och arkivverksamheten. RA-FS 2008:4, RA-FS 1995:3, AL 1990:782, OSL kap.4, § 2
Arkivförteckning Redovisning av handlingsslag, handlingstyper och förvaringsenheter. RA-FS 2008:4
Beskrivningselement Definierade uppgifter som används för beskrivning av strukturenhet. RA-FS 2008:4 ISDF, ISDF – International Standard for Describing Functions (ICA)
Dokumentationsplan Dokumentation över handlingsslag och handlingstyper med tillhörande hanteringsanvisningar.   Egen def.
Informationsförvaltningsplan Se: Dokumentationsplan.
Informationsredovisning Redovisning av en organisations verksamhetsinformation. Informationsredovisningen består av: • arkivbeskrivning • klassificeringsstruktur med processbeskrivningar • arkivförteckning RA-FS 2008:4
Klassificeringsschema Fastställd struktur som ligger till grund för organisationens klassificering, t. ex. diarieplan i ärendehantering.
Klassificeringsstruktur Återger myndighetens processtruktur, vanligtvis hierarkiskt. Riksarkivet förordar som standard tre nivåer: verksamhetsområde, processgrupp och process. Fler mellanliggande nivåer får förekomma. RA-FS 2008:4
Strukturenhet Del av klassificeringsstruktur. Kan innefatta verksamhetsområde, verksamhet, processgrupp etc eller process. RA-FS 2008:4
Ärendehantering, registratur
Akt Handlingar som bildas eller infångas under handläggningen av ett ärende.
Dossier (Dossié) Alla handlingar eller akter som tillhör ett objekt. Se: Objekt
Faktiskt handlande Handlande som inte tillhör ärendehantering. Karolinska Institutet och Macchiarini-ärendet. KI 2016.
Metadata Data om data. Beskrivningselement som tillförs för att beskriva handlingens processuella och organisatoriska tillhörighet, dess relation till andra handlingar m m samt hur handlingen ska hanteras. SS-ISO 23081
Metadataschema Schema som specificerar de metadata organisationen ska använda. SS-ISO 23081 
Registratur Ordning för registrering och arkivläggning av akter, i äldre administrativa miljöer även för andra handlingsslag som bildar en organisations arkiv.
 Jfr ”Gustaf I:s registratur”. Nord Familjebok, 2 uppl. 

Numera mest i följande betydelser:
1. register över ärenden hos myndighetskansli – 2. registrerande (förande av register) – 3. funktion eller administrativ enhet med uppgift att föra register. SAOB. Anm. Termen har historiskt en nära koppling till den tyska registraturen och utvecklingen av det tyska byråsystemet. 


Ärende I myndighetsutövning: hanteringen av en anhängiggjord fråga. Brukar innefatta framställning, handläggning och beslut eller avgörande. Egen def. – se även Rikstermbanken.
Ärendeprocess Normaliserat aktivitetsflöde vid beredning, handläggning och beslut ik handläggning av ärende.
Systemförvaltning och arkitektur
Agil systemutveckling Systemutveckling som bedrivs med lättrörliga och iterativa metoder. Wikipedia
Artefakt 1. Konstprodukt, konstgjort föremål. 2. En term överförd från konstvetenskap och museivärld, här tillämpad med samma innebörd som hos arkitekturen: ett dokument skapat av professionen för att hantera företeelser i det objekt som studeras. 3. Skapad för att beskriva ett system, en lösning eller ett förhållande hos företaget. Källor:1. SAOL – 2. https://sv.wikipedia.org/wiki/Artefakt http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/chap35.html 3. http://pubs.opengroup.org/architecture/togaf9-doc/arch/chap35.html
Entitet Väsen, föremål, ting. Från latinets entitas, avledning av ens, ‘det som är’, pres. part. av esse, ‘vara’. Någonting som är skilt från andra ting. Används ofta i datasammanhang. Kan även användas när man vill beskriva olika slags ting i samtidigt. Wikipedia, Rikstermbanken.
Förvaltningsobjekt IT-system och förvaltningsprodukter i pm3-modellen. Exempel på förvaltningsprodukter är mallar, processbeskrivningar och systemdokumentation Nordström & Welander (2010)
Inkrementell utvecklig Utveckling som bedrivs stegvis, med successiva tillägg, förbättrad stegvis. Inkrementell systemutveckling – systemutveckling där man börjar med de viktigaste funktionerna för att sedan övergå till mindre. ComputerSweden. IT-ord.
Interoperabilitet Utbytbarhet och kommunicerbarhet som åstadkoms genom tekniska och systemmässiga åtgärder, ofta baserade på tillämpade specifikationer. Rikstermbanken.   
Iterativ utveckling Utveckling som sker i omgångar, upprepande, med successiva förbättringar. ComputerSweden. IT-ord.
Klass och objekt Kategorier i objektprogrammering. Exemple på klass kan vara “personal”. Exempel på objekt kan vara “lön” eller “rehabilitering” m.m. Wikipedia
Objekt Det som uppdraget avser. I HR-verksamhet de anställda, i lokalförsörjning fastigheterna, i socialtjänst klienterna, i utbildning skoleleverna, i tillverkningsföretaget den fysiska produkten, i serviceföretaget tjänsten. Objekt hanteras genom ärendehantering och direkt handlande. Gängse def.
Objektförvaltning Verksamhetsnära systemförvaltning av objekt enl pm3-modellen.
 Innefattar förvaltning av de system, processbeskrivningar och andra s k förvaltningsprodukter som krävs för att objektverksamheten ska kunna bedrivas. Nordström & Welander (2010)
Objektverksamhet Verksamhet i ett objekt, t ex HR-verksamhet Nordström & Welander (2010)
Resiliens Förmåga att motstå och återhämta sig från störningar. Resiliens. Begreppets olika betydelser och användningsområden. MSB 569 – 2013.
Specifikation Ingående och formaliserad beskrivning som möjliggör tolkning hos mottagande system eller i annan miljö. Används ofta för att ange krav så IT-system. Rikstermbanken.  
Systemförvaltning Att se till att data­systemet fungerar och kan användas. I system­förvaltning ingår att lägga till och ta bort funktioner, att se till att an­vändarna har till­gång till aktuell information och hand­böcker, att hantera rättig­heter och data­säker­het samt att hålla kontakt med under­leverantörer. – Skillnaden mellan en system­förvaltare och en system­-administratör är inte skarp. Eng.: software maintenance, systems maintenance, IT maintenance. Computer Sweden: IT-ord.
Uppgiftsmängd Uppgifter hämtade ur en gemensam informationsmiljö, sammanställda och presenterade från ett visst perspektiv och utifrån ett visst behov. Relationen till övriga delar av informationssystemet beskrivs med metadata. Exempel på uppgiftsmängder är klassificeringsstruktur, metasystem och dokumentationsplan. Redovisa verksamhetsinformation. Vägledning. RA 2012.