Om informationsförvaltning i vår tid
Begreppet ”informationsförvaltning” har efter år 2000 vunnit insteg i olika miljöer där man hanterar verksamhetsbunden information, främst digital information. Framväxten av en särskild funktion som ägnar sig åt att förvalta verksamhetsinformation signalerar att informationen behandlas som en värdefull tillgång – ett kapital att förvalta, en resurs som behöver hanteras på ett överlagt och organiserat sätt. Informationsförvaltningen står nu mitt i ett paradigmskifte där det nya sättet att skapa och hantera information förändrar alla sektorer i samhället. Det analoga paradigm som etablerades efter 1875 innebar först och främst en våldsam tillväxt av de pappersbundna handlingarna, en ”pappersflod” som krävdes för att leda, organisera och styra ett alltmer komplicerat samhälle. Den uppgiften löstes under 100 år med hjälp av dokument som kan läsas med blotta ögat: papper, film, mikrofilm.
Informationens volym och struktur utvecklades efter 2:a världskriget i en utsträckning som på område efter område krävde övergång till maskinella metoder för produktion och bearbetning. Den IT-utveckling som pågått sedan 1960-talet är en förutsättning för att hantera informationsflödet i dagens samhälle – storskaliga miljöer, arbete i nätverk med ständig tillgänglighet, krav på effektivitet och tillförlitlighet. Efter 1975 har digitaliseringen erövrat det ena området efter det andra, en utveckling så genomgripande att vi bör tala om ett nytt paradigm.
Flyktigheten och mobiliteten är egenskaper som underlättar återanvändning av samma information i nya miljöer, ett viktigt insatskapital i jakten på nya tjänster och produkter, men skapar på samma gång utmaningar för dem som är satta att förvalta den växande mängden lagrad information. Värdet av stabila och varaktiga attribut för återsökning – metadata som beskriver verksamhetsinformationens processuella tillhörighet, dess administrativa kontext och dess objekt – växer i denna miljö dramatiskt eftersom de fysiska hållpunkterna för återsökning (byggnad a, rum b, hylla c ,volym d) delvis har avlägsnats, delvis har omvandlats till temporära uppehållsplatser. I sådana miljöer blir systemtillhörigheten vad det låsta arkivrummet var 100 år tidigare, en miljö som kan bytas ut endast inom ramen för övervakade arrangemang som garanterar att den lagrade dokumentationen förblir densamma, dvs autentisk. De standarder och administrativa regelverk som hanteras i den digitala informationsförvaltningen är ur detta perspektiv att betrakta som det digitaliserade samhällets hårdvaluta.
I ett kontinuum
En central aspekt på det nya paradigmet är flödesrummets inträde som begrepp eller metafor för miljöer där mänskliga aktiviteter pågår i tekniska infrastrukturer – digitala informationssystem, telekommunikation, nätverk.
Dokumentationens livscykel och kontinuitet
Traditionell dokument- och arkivhantering är en analog hantering som rör sig sekventiellt från kontoret via mellanarkivet till organisationens vilande slutarkiv, en linjär process där ansvaret steg för steg övergår från den som skapat informationen till den som slutgiltigt förvarar den, såvida den inte dessförinnan utplånas genom gallring. I traditionell analog dokumenthantering innebär överföringen till arkiv också en rumslig förflyttning till ett annat fysiskt rum, ofta en miljö för passiv förvaring.
I arkivteoretiska sammanhang brukar denna dokumentära livsprocess kallas ”livscykel” trots att den egentligen inte alls är cyklisk utan linjär. Om vi vill beskriva flödet i processtermer kan vi säga att handlingarna vid en viss tidpunkt ej längre behövs i den aktiva processen. De kan då avhändas genom att antingen utplånas (gallras) eller överföras till en miljö där de erhåller nya användningsområden (t ex forskning).
Digitaliseringen bryter upp denna ordning i viktiga avseenden:
- eftersom processen från upprättande/fångst till arkivering av digitala handlingar inte kräver några fysiska åtgärder eller rumsliga förflyttningar kan tiden för ”arkivering” i högre grad avgöras av funktionen, som varken äger rum eller tid – och därmed ibland närma sig noll
- ”förvaring” och ”förvaringsplats” kräver inte längre en viss lokal utan handlar enbart om i vilket system informationen lagras och hur detta system hanteras – systemet blir en ”plats”
- även här existerar en “livscykel” där dokumentet lämnar den aktiva processen, men den aktiva förvaltningen fortsätter ofta även därefter och en stor del av den arkiverade informationen utnyttjas som råvara för ny dokumentation
- ”förvaring” och ”förvaringsplats” handlar i första hand om i vilket system informationen lagras och hur detta system hanteras – systemet blir en ”plats”, viktigare än den geografiska plats och den byggnad där systemet driftas
Frank Upward och hans kollegor vid Monash University i Australien utvecklade under 1990-talet en modell som illustrerar hur den digitala verksamhetsinformationen flödar i nätverkssamhället – hur det infångade eller upprättade dokumentet genom olika slags metadata först upptas och registreras i ett system, därefter identifieras och kan användas/återanvändas även i processer som är helt skilda från den process där handlingen tillkom.
Bilden illustrerar hur dokumentet “pluraliseras” – genom att metadatan infångas i allt större cirklar – och till sist når den fjärde dimensionen, tillgänglig för hela samhället.
