Digitaliseringen inleddes egentligen med 1940-talets hålkortsmaskiner och matematikmaskiner och har därefter pågått i steg efter steg. Den benämndes länge “datorisering”, en term som kopplade utvecklingen till de tekniska innovationer som länge var förhärskande. Den tekniska utvecklingen har fortsatt, men fokus förskjuts alltmer till systemen och systemmiljöerna och till de verksamhetsmiljöer där systemen är i arbete.  Den utvecklingsprocessen har varit kantad av problem som enkelt uttryckt handlat om systemens bristande anpassning till de verksamhetsmässiga förutsättningarna. Idag har denna utveckling kommit några steg vidare. En framsynt verksamhetsansvarig förutsätts idag vara väl insatt i vad som kan åstadkommas med digitala hjälpmedel – och de som utvecklar dessa kan knappast förvänta sig framgångar om de inte förmår sätta sig i verksamhetens förutsättningar. Så kommer det sig att “IT” ibland vet mer om verksamheten än de verksamhetsansvariga.

Den “digitalisering” som nu står på samhällets dagordning pågår i just denna miljö – en gränsöverskridande miljö där verksamheten och systemet inte längre kan hanteras åtskilda.

Den aspekt av digitaliseringen som intresserar oss mest i detta skede är den som i anglosaxiskt språkbruk kallas digital transformation. Termen innebörd diskuteras, men en viktig aspekt på transformationen är att med hjälp av algoritmer och elektroniska funktioner binda samman digitala objekt med digitala exekveringar som ersätter mänskliga aktiviteter (robotisering, automatisering) och därigenom möjliggöra helt nya arbetssätt. I Gartner Glossary beskrivs företeelsen på följande sätt:

Digitalization is the use of digital technologies to change a business model and provide new revenue and value-producing opportunities; it is the process of moving to a digital business.

Hos myndigheter och företag är denna digitalisering numera en viktig aspekt på verksamhetsförnyelse: en verklig reorganisering av arbetsprocessen. Det som driver utvecklingen framåt är inte informationsförvaltarnas behov av förnyelse; detta behov finns absolut, men den bakomliggande drivkraften är som tidigare behoven hos de som producerar samhällets varor och tjänster: att åstadkomma högre kvalitet, främja kostnadseffektivitet och skapa arbetsprocesser som motsvarar organisationens och omvärldens krav på hur arbetet ska bedrivas – ”compliance by design”.

I de digitaliseringsfunktioner som uppträder i våra organisationer beskrivs digitaliseringens förväntade effekter i lyriska och ibland revolutionära termer. Visioner realiseras inte alltid så snabbt och genomgripande som man förställer sig, men önskan om en digital transformation och det stegvisa realiserandet av denna önskan är en objektiv företeelse som vår profession har att förhålla sig till:

– den tvingar fram förändringar i vårt sätt att arbeta, en digitalisering även av de informationsförvaltande processerna – ”rekordkeeping by design”

– den tvingar fram förändringar i vårt sätt att omhänderta dokumentation som ej längre behövs i den aktiva processen, en digitaliserad arkivbildning – ”archiving by design”

– den tvingar fram förändringar i sättet att utveckla och implementera system – bort från den kultur som fortfarande förser oss med system som är i konflikt med verksamhetens och informationsförvaltningens krav