Vi skall inte gå in på djupet i varje del men vill ändå utveckla de delar som visades i översikten och börja illustrera ungefär hur vi tänker. När det gäller digitalisering kan man säga att det handlar om tjänster och produkter av digital art. I det här fallet, med tonvikt på informationsförvaltning. Vi illustrerar här hur informationsförvaltning kan vara syftet med en digital tjänst, eller så är det grunden, eller ett bidrag till en helt annan typ av tjänst.

Utgångspunkten är oavsett Kunder, våra interna användare som har sina respektive behov och önskemål, och vi har verksamheten som har uppdrag och lagkrav och avtal att följa och upprätthålla. Här är det viktigt att redan från början dels börja tänka i vad syftet är, värdet. Det är inte färgen på en websida eller storleken på en viss knapp som är viktig utan varför, vad en viss funktion tillför.
Då är vi inne på visioner och dessa måste vara påtagliga, förståeliga förändringar i den verklighet våra kunder och användare befinner sig i. Det handler inte om ’att bli marknadsledande’ eller ’öka omsättningen med 25%’ utan vad är det olika aktörer har för behov och hur löser vi dessa. Marknadsledning och tillväxt faller ut ifrån detta.

Den här typen av visioner är aldrig one-liners utan kräver olika vyer och de sätts aldrig heller färdigr från början utan utvecklas allteftersom vi gör nya insikter under utvecklingens gång. Här kan vi alltså börja skönja naturen hos utvecklingsarbete och digitalisering, inte en linjär process utan iterativ och fram och återgående och utforskande. Dessa övergripande mål och visioner måste sedan både vara något som får verksamhet och team att hålla samman och sträva åt samma håll – samt att de måste få kunder och användare att nicka instämmande. Att bygga en gemensam bild av den förändring vi vill åstadkomma. 

Man brukar tala om ’User outcome’ och ’Business impact’ eller med en annan formulering ’Vad är förändringen vi vill åstadkomma i verkligheten’. Dessa mera övergripande värden brukar vara relativt lätta att fånga med tidiga workshops, det finns ett otal olika former för detta – det svåra är att få dem att hänga med hela vägen och i slutändan också hända. Det kräver att flera olika kompetenser kan översätta till riktiga lösningar. Det kräver metodik, spårbarhet, validering och verifiering – som upprätthålls kontinuerligt mot de ursprungliga insikterna och som hela tiden uppdateras mot de nya insikter som alltid görs under utvecklingens gång. Annars är det lätt att falla ner i suboptimeringar, att tappa vad syftet var i ett myller av detaljer som ’bara måste komma på plats…’.

En annan käpphäst inom digitalisering är att inte blanda problem och lösning. Vi menar att detta är en sanning med modifikation. Det är oundvikligt att inte ha ideer om tänka lösningar – det viktiga är att hålla dessa olika ytor skilda åt samtidigt. En första vattendelare kan exempelvis vara att tänka i ’impact’ och ’manifestation’ eller ’Vi vill uppnå samma sak eller något nytt, och på samma sätt eller ett nytt sätt’.

Sedan är det också så att digitalisering nästan aldrig sker i ett vakuum. Ett projekt, ett system en tjänst beror nästan alltid på andra. Här är det återigen viktigt att ha användare och verksamhetens egentliga syfte väl definierat och en översikt hur det passar in i verksamhetens arbetssätt, koncept, terminologi, och olika tekniska lösningar. Och hur passar detta sedan ihop med omgivningen, andra tjäsnter, med externa aktörer som myndigheter och företag och deras tjänster och sätt. Detta är typiska saker som en arkitektroll adresserar och en av de kompetenser vi ser är viktiga att lyfta.

Det vi också vill uppnå är ’Medveten förändring i verkligheten’. Att dels metodiskt fånga visionen, förändringen vi vill, behov och nytta och översätta detta till krav på design, lösning, leverans och som kan verifieras och valideras via formell kravhantering och spårbarhet. Det ger också en grund för att börja etablera ansvar, och på det sättet adressera leverans, planering, riskhantering på ett medvetet sätt.

Tillbaka: https://informationsforvaltning.com/digitalisering-metodik/