Klassificering
Klassificering innebär enligt ISO 15489 att man arrangerar verksamhetsinformation i systematiserade kategorier i enlighet med en beslutad ordning. Denna ordning kan vara ett schema för verksamhetsklassificering, där aktiviteter och tillhörande dokumentation läggs i en struktur som speglar verksamheten.
Alla slag av organisationer är betjänta av ett klassificeringsschema som
– redovisar organisationens verksamhetsprocesser och
– placerar dem i en struktur som visar hur verksamheten är organiserad.
När positionen i strukturen anges t ex alfanumeriskt då skapas en metadata som kan användas i informationsförvaltningen – både för hela handlingsslaget (= alla handlingar i processen) och för de handlingstyper som ingår.
Om Klassa
Klassa är ett schema för klassificering av processer hos kommuner och regioner – ledningsprocesser, stödprocesser och kärnprocesser.
Schemat ersätter de diarieplaner som utgavs av Sv kommunförbundet fram till 1989. I likhet med detta har schemat ambitionen att vara heltäckande, dvs det representerar alla verksamheter. Den grundläggande skillnaden består i den konsekventa kopplingen till verksamhetens processer samt att det ska användas till all slags verksamhetsinformation: dokument, ärenden, andra lagrade informationsmängder.
Ett viktigt incitament till Klassa är arkivsektorns övergång från att förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat till att lägga verksamhetens processer till grund för redovisningen.
Schema och metoddokument utarbetades av Tom Sahlén 2012-2013 inom ramen för ett projekt hos Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Den första versionen med tillhörande metodbeskrivning publicerades senhösten 2013. Lösningen har därefter diskuterats i olika miljöer, främst på Samrådsgruppens webbforum.
De justeringar som gjorts från 2017 har utförts av Sahlén arkivkonsult AB i samarbete med Rundström Konsult AB. Resultatet är den Klassa 2.1 som presenteras här. Många kommuner och landsting har valt att använda Klassa som utgångspunkt för sitt lokala arbete, men andra har valt att gå egna vägar.
Klassa förvaltas idag på vår webbplats och på webbplatsen för Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor.
Informationssäkerheten har under senare år utvecklats till en central fråga för hela informationsförvaltningen. Som många uppmärksammat har SKL utvecklat ett metodkomplex för säkerhetsklassning som kallas ”Klassa”, ett säkerhets-Klassa som inte ska förväxlas med Samrådsgruppens informations-Klassa. Samrådsgruppen har tagit initiativ till diskussioner med SKL:s ledning med målet att kunna förena informations-Klassa med säkerhets-Klassa till ett gemensamt instrument för processkartläggning, värdering, säkerhetsklassning och klassificering.
Klassa erbjuder ett generellt förslag till klassificeringsschema för kommuner och regioner, men de delar som hänför sig till lednings- och stödprocesser kan vara av intresse även för statliga och privata organisationer. Det gäller även de delar som handlar om metod och begreppsbildning.
Juni 2022
Redaktionen
