Processer för ledning och drift
Oavsett om informationsförvaltningen är analog eller digital är varje dokument eller grupper av dokument föremål för visa generiska aktiviteter.
Upprättade eller inhämtade dokument infångas i system genom att registreras, hanteras därefter av organisationen så länge de behövs i pågående processer.
Hantering av verksamhetsinformation innefattar lagring, kompletterande registrering (nya metadata), kommunikation, utlån, systemförvaltande åtgärder m m.
Migrering sker när verksamhetsinformation av olika slag överförs från ett system till ett annat, eller när informationen överförs från ett affärssystem/verksamhetssystem till ett arkivsystem. Om detta sker då överförs informationen till arkivet och förvaltas där.
I den digitaliserade organisationen uppträder de olika faserna i processen delvis parallellt och återkommande. Systemförvaltningen sker t ex inte en gång för alla utan pågår kontinuerligt, enligt fasta rutiner eller i form av engångsinsatser.
Arkiv- och informationsförvaltningens kvalitet bestäms av kvaliteten i var och en av de funktioner som åskådliggörs, där den praktiska verksamheten äger rum. Den leds, följs upp och förbättras i enlighet med de styrdokument som upprättats i informationsförvaltningens styrande funktion.
