Manual för en systematisk informationsförvaltning

Manual för en systematisk informationsförvaltning

Inlägget har skrivits av Tom Sahlén och Emma Toftgård.

Digitaliseringen och den alltmer genomförda processorienteringen kräver att informationsförvaltarna utvecklar sina metoder. Våren 2025 drog NLA igång ett viktigt projekt: att ta fram ett utökat och förbättrat metodstöd för informationsförvaltningens processer – och därmed bidra till ett mer standardiserat sätt att hantera styrning och struktur för organisationens verksamhetsinformation.

Organisationens processer – och våra egna

I vår verksamhet som informationsförvaltare undersöker vi de olika processer som drivs i den organisation där vi arbetar – för att på det sättet fånga in verksamhetsinformationen i den kontext där den uppstår och hanteras. NLA har självklara utgångspunkter för detta arbete – manualen tar utgångspunkt i ISO 30300-familjen och övriga ISO-standarder som avser hantering av verksamhetsinformation. Självklart respekterar den även svensk lag.

Men vi glömmer ibland att även själva informationsförvaltningen består av olika processer – processer för ledning och styrning, stödjande processer och kärnprocesser. Informationsförvaltningens kärnprocesser är de processer där vi fullgör våra kärnuppdrag, de processer där vi s a s motiverar vår existens. Vilka är dessa? Vi menar att de är av två slag:

1. processer för att upprätta, underhålla och följa upp instrument för styrning och ledning av
    informationsförvaltningen – hur vi kartlägger, planerar och leder hanteringen av
    organisationens verksamhetsinformation. Dessa processer utmynnar ofta i styrdokument
    (t ex informationsförvaltningsplaner).  

2. processer för att upprätta, underhålla och följa upp instrument för informationsförvaltningens
    praktiska hantering – hur information hanteras i löpande förvaltning och arkiv. Dessa
    processer beskriver t ex ordning för upprättande av handlingar, registratur, migrering m m

Ett moment i digitaliseringen av vår profession

Kanske har du redan stött på vår manual på informationsforvaltning.com? Den har sedan tidigare fungerat som ett stöd i det systematiska arbetet med informationsförvaltning. I pågående manualprojekt vill vi bredda och fördjupa denna manual – bygga ett heltäckande verktyg för hantering av de funktioner och processer som samlas under begreppet informationsförvaltning, så som den definieras i ISO 30300-familjen och ISO 15489.

Genom att vi identifierar ”best practice” för de informationsförvaltande processerna bidrar vi till en standardisering av vår profession: vi skapar förutsättningar för högre kvalitet och ökad effektivitet i våra tjänster. Liksom i alla andra verksamheter så är en sådan standardisering också en viktig förutsättning för en lyckad digitalisering. Vi arbetar tills vidare med följande processer:

4 styrande processer… och 5 drift-processer  
– verksamhetsanalys – informationsvärdering – dokumentationsplanering – arkivplanering  – dokumentation – registratur – dokumenthantering och systemförvaltning – migrering – arkivförvaltning

Relationen mellan dessa är att verksamhetsanalys och informationsvärdering ligger till grund för dokumentationsplanering och arkivplanering samt för driftsprocesserna.

Dokumentationsmiljö

Eftersom verksamhetsanalys och värdering är så avgörande för hela verksamheten framhåller vi vikten av att metadata och beskrivningselement från de styrande processerna dokumenteras och hanteras i en välorganiserad miljö – en dokumentationsmiljö som även kan användas som underlag för digitalisering.

NLA och Knowit i samarbete

Knowit deltar i projektet för att bevaka just detta – deras medverkan baseras på en insikt om att en djup förståelse av processen och en standardisering baserad på best practice är avgörande förutsättningar för en lyckad digitalisering. En organiserad och systematisk hantering av processernas metadata och beskrivningselement är visserligen nödvändig även i den värld där man upprätthåller sina strukturer med tabelldata och Excel, men vem tror att dessa instrument representerar framtiden?  

Vilka berörs?

Vårt projekt är relevant för alla slags organisationer: statliga, kommunala, privata.

Vi vill också slå ett slag för bättre samverkan mellan olika professioner inom organisationen. Informationsförvaltare av olika slag behöver samarbeta med dataskyddsombud, informationssäkerhetsspecialister, verksamhetsarkitekter och systemförvaltare och andra experter, inte minst av den anledningen att de behöver basera sin verksamhet på en upparbetade verksamhetsstruktur som de delar. Med manualen vill vi skapa förutsättningar för att jobba mer tillsammans, med gemensamt språk och gemensamma mål.

Vad händer nu?

Under hösten och vintern fortsätter vi arbetet med att utveckla innehållet i manualen. Det handlar om att konkretisera processerna, visa exempel, ta fram mallar och skapa ett stödpaket som funkar i verkligheten. Så håll utkik, vi kommer att dela med oss längs vägen – och hoppas förstås att manualen ska bli ett levande verktyg som utvecklas tillsammans med er som använder den.


Vill du veta mer eller vara med på resan? Kika in på informationsforvaltning.com och håll dig uppdaterad!

Sök inlägg

[ivory-search id="24360" title="Blogg search"]

Redaktör