Om systemstöd i aktiva och semiaktiva miljöer
Anskaffande av systemstöd för ärendehantering, dokumenthantering och e-arkivering kräver marknads- och produktkännedom som inte alltid finns när den behövs. En stor del av kunskaperna inhämtas under själva upphandlingen genom att man studerar de offererande företagens lösningar, annat är sådant man samlar på sig genom löpande kontakter med kollegor. Men nog vore det väl önskvärt att upparbetade erfarenheter av olika programvaror och systemlösningar kunde samlas och hållas tillgängliga för den intresserade?
Vi tänker oss en ständigt arbetande labbmiljö där de system som erbjuds på marknaden analyseras och provkörs, med systematiserade frågeställningar, utgående från behoven hos våra uppdragsgivare och i vår profession. "Recensionerna" skulle vara tillgängliga under vår portal.
Även Microsoft- och Googleprodukter skulle ingå.
För att åstadkomma detta behöver vi rekrytera kollegor som gillar tanken och är beredda att bidra. Detta är nu ett förslag - vi inleder en diskussion. Gillar du idén? Är du själv en som skulle vilja bidra?
Det vore väldigt bra men är inte helt säker på att de olika leverantörerna skulle bli så glada om det skrevs ärliga recensioner av deras system. Till att börja med - vad är ett ärendehanteringssystem? Ett ärendehanteringssystem för ett supportcenter är något helt annorlunda är ett dokument- och ärendehanteringssystem som är tänkt att bland annat fungera som en myndighets diarium. Sedan finns det en mängd dokument- och ärendehanteringssystem som inte benämner sig själva som detta. Till exempel för bygglovshantering.
Vad dokumenthanteringssystem betyder är också väldigt luddigt. De ovan nämnda dokument- och ärendehanteringssystemen lämnar en del att önska när det kommer till dokumenthantering. Ett antal av de system som används som diarier har en funktion där dokument är jämställt med arbetsdokument. För dessa finns det en rudimentär versionshantering till exempel. När väl sedan ett dokument bifogas ett ärende omvandlas det i en metamorfos till handling. I och med denna omvandling raderas samtliga arbetsversioner. Det dokumentnummer som har tilldelats tas bort eller döljs och ersätts av ett handlingsnummer. Om dokumentet inte diarieförs går det inte att godkänna, och så vidare. Detta kallar inte jag för dokumenthantering.
Motsvarande frågeställningar kan ställas angående så kallade e-arkivlösningar men det får bli en annan text, någon annan gång.
Av praktiska skäl vill jag backa från idén med ett "labb" där systemen "provkörs". En mer rimlig utgångspunkt är att vi utarbetar checklistor av den typ som förekommer i upphandlingar och med dessa som underlag ställer frågor till leverantörer och användare. Det handlar då om att beskriva och så objektivt som möjligt betygsätta systemets olika funktioner. Dedikerade system för ärende- och dokumenthantering samt e-arkivering kan prioriteras, men om vi ska röra oss över hela det fält som påverkar kvaliteten av organisationens informationsförvaltning då måste vi även studera de verksamhetssystem som producerar och lagrar dokument - personalsystem, ekonomisystem, bygglovssystem etc. - och de system som används i alla slags miljöer, främst Microsoft och Google.
