För en informationsförvaltare som arbetar i LVI:s anda är det naturligt att kartlägga och beskriva de arbetsprocesser som förklarar varför dokumentation upprättas och hanteras. Men processer blir inte begripliga bara genom att man beskriver flöde och aktiviteter utan det avgörande är att förstå varför och på vilka premisser processen/processgruppen existerar. En typisk processbeskrivning inleds därför med frågor som:
– vilka styrdokument finns?
– vilket är syftet
– vad betyder detta för processens utformning?
– etc
Frågor av detta slag ringar in det jag skulle kalla “funktion” och ligger väldigt nära det som bland verksamhetsarkitekter kallas “förmåga” – kapacitet att lösa en uppgift på den nivå och med den effektivitet som krävs. I Klassa-systemet kallas det ledningsfunktion och underindelas ledning-styrning-organisering. Där ingår bl a utarbetande och hantering av styrdokument som visar vad som ska ske och hur.
Systemet Klassa, utvecklat av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, återger den kommunala verksamheten i en struktur som visar hur processer och processgrupper relaterat till varandra. Där finns också en del information som kopplar processen till uppdrag i lagstiftningen, men syftet är inte att beskriva processen utan att ge den en identitet (klassificering) som kan användas i informationsförvaltningen. Den identifierade och registrerade processen kan därefter förses med beskrivningselement – säkerhetsklassning, värdering för bevarande, förhållande till GDPR m m – som höjer processens värde för informationsförvaltningen.
SKR:s digitaliseringsbolag Inera och Arkitekturgemenskapen arbetar på riksnivå med standardisering och modellarbeten som ett moment i digitaliseringsarbetet. Där arbetar man sedan några år med en förmågekartering vars struktur delvis hämtats från Klassa men som när det gäller processbeskrivningarna går mycket djupare. Strukturen och klassificeringen är här visserligen viktig men är inte det yttersta ändamålet – arkitektens yttersta uppgift är ju inte att driva informationsförvaltningen utan att skapa underlag för verklig verksamhetsförbättring, t ex att utveckla förmågan att genomföra bra hjärtoperationer. Å andra sidan kan ingen verksamhetsutveckling idag ske utan att digitala verktyg sätts i arbete och utvecklas. Verksamhetsarkitekten behöver informationsförvaltningen av samma skäl som informationsförvaltaren behöver arkitekturen.
En digitaliserad kärnprocess (hjärtoperation) är således en verksamhetsutveckling som i högsta grad involverar informationsförvaltningen.
Digitalisering av kommunala processer förutsätter att de först optimerats med avseende på kvalitet och effektivitet och därefter standardiserats – dvs erhållit en form och ett innehåll som kvalificerar dem för det ganska kostnadskrävande arbete som digitaliseringen innebär. Den kartering och utveckling av kommunala förmågor som nu pågår är ett element i detta, men skapar på samma gång ett mycket värdefullt bidrag till den framtida informationsförvaltningen. Tillåt mig vara tydligt: Klassa konstruerades därför att vi behöver en informationsförvaltning som utgår från verksamhetens processer men det har ALDRIG varit frågan om att skapa ett särskilt system för diarieföring, dokumenthantering eller arkivering. Hela poängen med Klassa är att det gör anspråk på att beskriva verksamheten som sådan, objektivt, kopplat till de uppdrag som genomförs: tjänsteproduktionen.
Det finns en och annan i vår yrkeskår som inte förstår detta och det finns säkert en och annan verksamhetsarkitekt som delar missuppfattningen att Klassa är en arkivgrej.
Men vi behöver en gemensam verksamhetsbeskrivande materia som alla kan förhålla sig till.
Om arkitekternas förmågekartor hade existerat år 2012 när jag tog uppdraget att utarbeta förslaget till Klassa då hade jag vänt mig dit – eller åtminstone använt dem som kvalificerad källa.
Av skäl som nu beskrivit anser jag dock att Klassa och Förmågekartorna bör harmoniseras.
Och i det arbetet anser jag att den part som kan mest om verksamheten bör ges i uppdrag att leda arbetet – självklart i samarbete med andra sakkunniga, inte minst informationsförvaltarna.
