Bakgrund till digitalisering

Positionering I

Upplever ni ibland att det inte är helt klart vad digitalisering innebär?

Denna sida handlar om hur digitalisering positioneras dels inom en verksamhets olika förmågor och dels inom det denna websida handlar om, informationsförvaltning:
- Bakgrund o syfte: Att digitalisering bygger på systemutveckling och vikten av att detta finns på plats och att frånvaro/bristande förmåga i, är en stor orsak till att digitalisering misslyckas (Gartner)
- Positionering: Vad systemutveckling är relativt digitalisering. Specifikt för informationsförvaltning men också generellt.

Denna site handlar om informationsförvaltning i den digitala eran och vi tror att det för många inte är helt klart vad digitalisering är och vad det innebär för en verksamhet. Att digitalisera ett arkiv handlar både om att överföra material till digital form, och att sedan hantera detta med digitala system och inte minst, använda information digitalt. ‘Digitization’ (engelska för svenskan saknar bra ord) innebär själva omvandlingen av text, bild och andra informationsmängder till digitala ettor och nollor samt format som dokument eller bildformat. ‘Digitalisering’ innebär att använda digital teknik, digitala system och information i digital form, som alltså då först kräver ‘digitization’, för att förändra hur en verksamhet fungerar. Det är alltså både ett verb och ett skeende. När digitaliseringen är klar är har vi en digitaliserad verksamhet, skeendet och omvandlingen är över, vi brukar då prata om förvaltning. Men, hur går då själva digitaliseringen till? Vi menar att detta handlar om ‘systemutveckling’ som är ännu ett begrepp. Systemutveckling är det som får digitalisering att hända. Det är en delmängd av digitalisering men vi hävdar att det i många avseenden, men inte alla, både är samma sak(är det det…?) samt sträcker sig in i delar som normalt inte förknippas med systemutveckling eftersom det ofta anses handla om att bygga själva systemen. Vad vi menar kan enklast tydliggöras med en tabell som illustrerar avgränsningar och överlappande områden:

Vår beskrivning av systemutveckling är alltså både mera omfångsrik och mera utsträckt både i tid och faser samt mera involverad i verksamhetens ledning och styrning än vad många brukar anse. Vi menar att för att få digitalisering att hända på ett bra sätt, och som börjar med att förstå vad behoven verkligen är, att sedan hitta en lösning som motsvarar dessa på rätt sätt och samtidigt är möjlig, kostnadsmässigt, tekniskt, säkerhetsmässigt och att sedan få denna lösning på plats inklusive verksamhetens arbetssätt, så krävs vår definition av systemutveckling.

• Att inse behov och möjligheter av att digitalisera sin verksamhet – Ryms inom systemutveckling
• Att styra och leda arbetet strategiskt – Utanför systemutveckling men systemutveckling kan förse och stötta
• Att styra och leda arbetet taktiskt – Ryms delvis inom systemutveckling genom kring vägval av både verksamhets och teknisk art mera sällan affärsmässig. Systemutveckling har nästan alltid en stöttande och supporterande roll med underlag och analyser.
• Att styra och leda arbetet operativt – Ryms normalt helt inom systemutveckling i form av projektarbete, agilt arbete
• Att tillhandahålla finansiering, personal, lokaler, utrustning – Utanför systemutveckling men som förser med underlag, analys
• Att fastställa övergripande behov – Delat, där systemutveckling kan fastställa och alltid skall förse med underlag, analyser
• Att besluta på övergripande nivå – Utanför systemutveckling, men där systemutveckling förser med underlag, analyser.
• Att förstå verksamhetens och användares behov, att specificera, att bygga och testa och rulla ut – Ryms helt inom systemutveckling
• Att köpa in system – Inköp, juridik, beslut är utanför men systemutveckling är en aktiv del med att ta fram underlag, analyser, specifikationer.

Vår spaning(annat ord här…) är att verksamheter ofta har en upplevd kontroll av ledning och styrning av digitalisering men att denna i verkligheten kan vara mycket begränsad. Detta beror, menar vi, på bristande insikt i att det är fundamentalt att systemutvecklingen fungerar och att detta innebär fungerande samspel med beställare, ledning och styrning.

Vi menar också att detta går att råda bot på genom att hjälpa verksamheter förstå vad systemutveckling innebär. Att sedan hjälpa verksamheten att skatta sin förmåga och sedan stärka denna förmåga och där en utgångspunkt är att rätt kompetens i form av roller och personer faktiskt ofta finns på plats eller kan stärkas(genom utbildning, verktyg som fungerar utan att alltid behöva ha bakomliggande kunskap) och genom att komplettera verksamheten genom, ofta några få, roller men som är centrala och kan stötta övriga (osv behöver utveckla och förtydliga.) Vi menar att detta bör utföras med kunskap som hämtas från arkitektur, design och agila professioner. Vi menar också att just dessa professioner är de mest kritiska eftersom dessa ofta saknas i verksamheter, ofta beroende på att man inte förstår vad de tillför. Men att mera traditionella rollerna projektledare, utvecklare, test och säkerhetsroller ofta redan finns på plats men att det blir en snedfördelning inom systemutveckling med bara dessa roller. Ett annat sätt att se är att ‘produkten ofta blir rätt’ men det är svårare att få ‘rätt produkt’.

Positionering II

Upplever ni ibland att ni inte vet vad omfånget av digitalisering är?

Som det står på andra ställen på denna webplats så handlar det vi beskriver om informationsförvaltning. Webplatsen riktar sig dock inte till någon särskild verksamhet, utan till bredden av offentlig och privat verksamhet. Denna specifika del av webplatsen handlar om digitalisering och med informationsförvaltning som kontext men är på samma sätt allmängiltigt för att typer av verksamheter, även vad gäller digitalisering. Det som beskrivs här gäller alltså itne bara för digitalisering av informationsförvaltning utan är till största delen allmängiltigt för allt typ av digitalisering.
Se också ’Ramverk för informationsförvaltning’ – ’Anknytande ramverk’ där också säkerhet och verksamhetsarkitektur behandlas mera.

Verksamheter kan sägas bestå av styrande och stödjande funktioner och däremellan kärnverksamheten och som har kunder och interna användare. Detta beskrivs mera utförligt i Klassa.

Digitalisering kan sedan sägas handla om att med digitala system och information i digital form, stötta verksamhetens olika delar. Det handlar också alltid om att digitalisering innebär system, information och arbetssätt. Digitalisering hör ihop med verksamhetens utveckling och görs alltid för ett syfte och behov från verksamheten, för kunder och interna användare. Digitalisering kan vara ny, att ett nytt område digitaliseras. Eller att befintlig digitalisering görs om, uppdateras eller behöver vidareutvecklas för nya behov eller där system behöver bytas ut.

Informationsförvaltning är ett brett område som sträcker sig genom styrande, stödjande och kärnverksamheten i en verksamhet men där tonvikten vara olika beroende på olika delar. Styrande delar handlar främst om just styrning men även beställning, att tillhandahålla resurser, ansvar för lagar och regler. Kärnverksamheten är normalt där den mesta mängden information uppstår och behandlas. De stödjande delarna har normalt tonvikt främst vad gäller att utveckla arbetsmetodiker, uppföljning och givetvis stödjande system.

En annan aspekt på detta är att dessa förmågor “alltid” funnits. Verksamheter har producerat saker mot betalning och haft ledning, personal, lokaler och utrustning på plats, sedan antiken och före det, och i viss mån har detta gått till på samma sätt. Att fakturera sina kunder, att hantera utveckling av produkter, produktion och distribution. Närmare i tiden var det inte så länge sedan arkivskåp, stämpelkort i papp och pärmar var vad som användes. Idag använder vi allt mera digitala system, eller till stor del nästan uteslutande digitala system men vad vi gör är i grunden detsamma som verksamheter alltid gjort. Detta indikeras i bilden genom de blå ytorna som går utanför bildramen. All verksamhetsutveckling, all digitalisering, som vi utför bygger på ett arv och det vi gör nu är arvet för det vi kommer göra i framtiden. Verksamhetsutveckling och digitalisering måste därför adressera både arv och framtid.

En verksamhet är sedan inte heller i ett statiskt tillstånd utan verksamheten utan dess delar är mer eller mindre i ständig förändring. Detta illustreras genom B i bilden ovan, där något händer, låt säga att ledningen vill byta ut ett verksamhetssystem av kostnadsskäl och som resulterar i en rad aktiviteter i andra delar av verksamheten, B2 – B5. Detta påverkar också kunder och interna användare.

Dessa förändringar har, som nämnts ovan, också ett arv, A innebär att en annan förändring införts tidigare och som man måste ta hänsyn till, och som påverkar den förändring som är aktuell. På samma sätt finns i framtiden kommande förändringar, C och C2 och som påverkas av vad som görs i det aktuella skeendet.

En typisk förändring, som i B, kan alltså exempelvis bero på att ett system skall bytas ut och att man samtidigt passar på att se över arbetssätt. Ifrån perspektivet informationsförvaltning innebär detta att denna som grundläggande förmåga inleder arbetet med någonslags förstudie. Ett projekt inleds sedan vid B3 i kärnverksamheten och som är där det största arbetet görs. När system är köpta eller byggda, när arbetssätt är förändrat och införande pågår så kan den supporterade informationsförvaltningen följa upp, vid B4. Under projektets gång går ledningen kanske in med stöd, vid t.ex en krånglig upphandling, projektrelaterade eller budgetfrågor.

Positionering

Det vi behandlar i denna del om digitalisering, handlar inte i första hand om hur verksamheten är organiserad, eller vad de olika delarna gör. Detta beskrivs på andra ställen på webplatsen. Det är däremot viktigt som bakgrundsinformation och sammanhang. Det vi beskriver här är istället vad digitalisering innebär och hur det utförs. Digitalisering utförs i verksamhetens alla olika områden och förmågor, men det som görs, syfte och mål, metodiker, aktiviteterna och verktygen är vad vi beskriver i denna del. Att vi tar upp detta här beror på att vi sett en benägenhet hos verksamheter att både sakna och underskatta vad digitalisering faktiskt kräver för att det skall bli framgångsrikt. Normalt har verksamheter väl fungerande ledning och styrning. En etablerad och väl fungerande projektstyrning och en väl fungerande IT-förvaltning. Men, vi menar att det ofta brister i delarna däremellan, framför allt IT-arkitektur och Tjänstedesign/UX. Men till viss del också Systemutveckling (som i de fall de rör sig om upphandling är en mindre del om än förekommande för anpassningar, integrationer) och i viss mån Infrastruktur. Det vi ser är att system byggs eller köps in utan att behovet är riktigt förstått, att arbetssätt inte fungerar ihop med systemet eller att systemet löser fel behov. Andra iakttagelser är att system inte fungerar tillsammans med andra system, eller att införandet drar ut på tiden beroende på oförutsedda komplikationer eller att användare inte är förberedda eller därför att migrering från gamla system och arbetssätt blir komplicerade och långdragna. Ytterligare en typisk iakttagelse är att system helt enkelt fungerar dåligt, att kvaliteten är för dålig, ofta i formen av ideliga uppdateringar, buggar, dålig tillgänglighet eller prestanda.

Vad digitalisering innebär

Bilden ovan visar ett digitaliseringprojekts hela livscykel och omfattning. Samt kunder som verksamheten har, användare och medarbetare i verksamheten, specifikt också medarbetare på en IT-avdelning.

Ledning och styrning, SL1, handlar om att beställa och följa upp och höjden på ytan indikerar arbetsinsatsen och längden är tidsaxeln. Det är alltså en aktivitet som ofta ökar snabbt i början och sedan pågår i en fallande trend fram till en bit efter införande av ett nytt digitaliseringsstöd, dvs system och arbetssätt. Under det nya systemets livscykel är styrning och ledning relativt frånvarande men pågår, indikerat med den tunna blå linjen längst ner.

Projektledning, PL1, dras igång när beställare påbörjar uppdraget och det sträcker sig till införande och leveranstest. Det kan sägas vara något flackare fram till att projekt avslutas. Vid ett senare skede i systemets livscykel, vid PL2 sker ofta någon typ av uppdatering, av system, arbetssätt, organisation eller alla dessa delar. Dock mindre i omfattning vilket indikeras av en lägre yta. Projektledning är efter detta också i princip frånvarande, men finns tillgänglig i organisationen, indikerad av den tunna blå linjen.

Systemutveckling, SY1, i bred mening, från IT-arkitektur till Test är mera omfattande och långsiktig och kan sägas avslutad när system och arbetssätt är byggt eller upphandlat, infört och på plats i infrastrukturen och avprovat. Den tunna blå linjen längst ner är i detta fall förvaltning och drift. Under systemets livscykel behövs dock en rad insatser, vid funktionsvillväxt beroende på nya behov, eller åtgärder som missades vid införande. Eller som del av större systemuppdateringar eller byte av infrastruktur. SY2-SY4 och som är mindre i omfattning och kortare i tid.

Alla dessa olika delar har också en utsträckning i vad som hänt före systemet infördes, SL0/PL0/SY0. Någonstans tidigare har det alltid funnits en föregångare som man måste ta hänsyn till. Både systemmässigt, kompabilitet, existerande funktion osv. Informationsmässigt eftersom information normalt skall föras över eller gallras och båda hamnar inom det nya projektet. Och även arbetssätt-mässigt, användare och kunder är vana vid sätt och förändringar måste hanteras. På samma sätt kommer alla digitaliseringsprojekt att en gång ersättas av något nytt, SY5, och att få detta att ske smidigt beror mycket på hur information utformats för att vara förståelig och hanterbar men även hur system förmår att migreras och hur arbetssätt är kända och beskrivna. Vi menar att två iakttagelser finns här; dels att digitaliseringprojekt underskattar vikten av att förstå befintliga lösningar. Samt att det sällan ligger i projekts intresse att planera för framtiden, för migrering och förflyttning men att ur detta ur verksamhetens perspektiv ofta är både kostsamt och kontraproduktivt/ger störningar och kvalitetsproblem.

Ytterligare en dimension behöver tas upp för att bilden skall bli komplett. En verksamhet har aldrig bara ett system, ett projekt, en typ av verksamhet eller förmåga – utan en mångfald. Verksamhetsutveckling och digitalisering pågår ständigt på flera håll, mer eller mindre isolerat men i många fall måste utveckling ta hänsyn till både befintliga system och befintliga förändringsprojekt. Detta handlar både om styrning och ledning, koordination, prioritering, synkronisering av uppföljning och leveranser. Om projektledning där koordination och beroenden är viktigt. Och systemutveckling där samordningsvinster, koordination på teknisk nivå är viktiga.

Så hur får vi då digitalisering att fungera

Denna del har positionerat digitalisering. Dels utifrån vilka delar vi avser i en verksamhet. Vi ser att verksamheter har styrande och stödjande delar runt kärnverksamheten. Att styrning och ledning dels ofta är relativt väl fungerande, att projektledning ofta är mogen samt att det i princip alltid finns en kapabel IT-avdelning för drift och förvaltning. Mycket av detta behandlas också på andra delar på webplatsen.

Vad vi menar behöver fördjupas i en verksamhet och därför tar upp i denna del är området mellan styrning/ledning/projektledning och förvaltning/infrasturktur. Vad vi menar behövs för fungerande digitalisering ryms inom systemutveckling i bred mening; att förstå vad problem och behov verkligen är och hur de skall adresseras. Att få en kontinuerligt utvecklande och utforskande ledning och utförande verksamhetsutveckling på plats. Att få en helhetssyn på verksamheten och hur dess tekniska lösningar fungerar tillsammans och hur man kan överbrygga en ofta teknisk och tidsstyrd IT-avdelning och en verksamhet med andra begrepp och prioriteringar. Att få kvalitet så att behov och lösningar och hur dessa testas hänger ihop och är synligt för ledande och styrande roller.

Vi positionerar oss också utifrån att kontexten följer vad webplatsen handlar om, informationsförvaltning, men att det vi beskriver om digitalisering är generellt för alla olika delar och förmågor i en verksamhet och för både industri och offentlig förvaltning.

Detta är vad vi fördjupar och vi beskriver dessutom en metodik där verksamheter kan förbättra sig. Vi hämtar kunskap och erfarenhet från IT-arkitektur, den agila rörelsen, innovations och designtänkande och UX-tjänstedesign-rörelsen.

Läs mera här Digitalisering – Systemutveckling